Mainteny live treffen: 14.–17. Oktober auf der Interlift 2025 in Nürnberg

Karen – Ihre 24/7 Telefonunterstützung

Durch Karen, ihre KI-Bürokraft, gehen Ihnen keine Anfragen mehr verloren. Karen nimmt Ihre Telefonate automatisch entgegen, macht Notizen und erzeugt Aufträge oder Aufgaben für ihre Mitarbeiter
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24/7 erreichbar
DSGVO-konform
Höhere Kundenzufriedenheit

Was Karen für Sie übernimmt

Karen ist Ihre digitale Telefonassistentin für Ihren Betrieb. Sie beantwortet eingehende Anrufe automatisch, erkennt Kundenwünsche intelligent und dokumentiert alle Informationen präzise. So sparen Sie sich zeitaufwendige Rückrufe – und können sich ganz auf Ihre Aufträge konzentrieren.
  • Begrüßt Anrufer professionell im Namen Ihres Unternehmens
    Erkennt automatisch Anliegen wie Störungen, Angebotsanfragen oder Rückrufbitten
    24/7 im Einsatz – auch an Abenden und Wochenenden
    Gesprächsinhalte werden sofort dokumentiert
VERTRIEB

Störung und Notdienst

Ob am Wochenende oder nach Feierabend – Karen nimmt Störungsmeldungen jederzeit entgegen, erfasst alle relevanten technischen Angaben und benachrichtigt Sie automatisch. So sind Sie bei jedem Einsatz bestens vorbereitet.
VERTRIEB

Wartung

Ihre Kunden haben Fragen zu anstehenden Wartungen oder möchten einen Termin vereinbaren? Karen nimmt die Anliegen entgegen, erkundigt sich nach verfügbaren Zeiten und notiert Rückrufbitten. Freundlich, effizient und ganz ohne zusätzlichen Büroaufwand.
VERTRIEB

Neukundenanfragen

Karen begrüßt neue Interessenten professionell, erfragt gezielt Bedarf, zeitliche Vorstellungen und Kontaktdaten – und übermittelt alle Informationen direkt in Ihre Planung. So entgeht Ihnen keine Anfrage, selbst wenn Sie nicht ans Telefon gehen können.

FAQ

Hier finden Sie Antworten auf einige der häufigsten Fragen zu Mainteny.

Wie funktioniert Karen genau und was passiert nach einem Anruf?
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Karen nutzt eine einfache Rufumleitung Ihrer bestehenden Festnetz- oder Mobilnummer. Sobald Sie die Umleitung aktivieren – etwa bei „nicht erreichbar“ oder „besetzt“ – übernimmt Karen automatisch den Anruf. Eine KI-gestützte Spracherkennung verarbeitet das Gespräch, begrüßt im Namen Ihres Unternehmens, führt einen natürlichen Dialog und erkennt das Anliegen – etwa eine Störung, einen Angebotswunsch oder eine Rückrufbitte – in Echtzeit.

Die erfassten Informationen – wie Name, Telefonnummer, Adresse, Anliegen oder gewünschter Rückrufzeitpunkt – werden klar strukturiert aufbereitet und direkt in Ihrem autarc-System gespeichert. Auf Wunsch informiert Sie Karen zusätzlich per E-Mail oder zeigt neue Anfragen unmittelbar im Projekt-Dashboard an.

Die Rufumleitung lässt sich flexibel steuern – zum Beispiel außerhalb der Geschäftszeiten, während Urlaubszeiten oder auch dauerhaft. Karen arbeitet vollständig cloudbasiert – ohne zusätzliche Hardware oder Installationsaufwand.

Alle erfassten Daten – von Kontaktdaten über Anliegen bis zu Rückrufzeiten oder technischen Angaben – werden direkt in Ihrem autarc-Dashboard gespeichert. So bleibt keine Information auf der Strecke und Ihr Team kann direkt reagieren. Jeder Anruf ist zudem als Audioaufnahme abrufbar, ergänzt durch eine automatisch erstellte Gesprächsabschrift.

Versteht Karen auch komplexe Anfragen?
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Ja, Karen wurde gezielt für Service-Betriebe konzipiert. Sie erkennt Begriffe wie Störung, Wartung, Fabriknummer oder Fehlercode und leitet daraus automatisch die passenden Rückfragen ab.

Meldet sich Karen mit dem Namen meines Unternehmens und kann ich Einstellungen daran vornehmen?
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Ja, Karen begrüßt Anrufer individuell mit dem Namen Ihres Unternehmens und vermittelt so einen professionellen ersten Eindruck – als wäre sie direkt in Ihrem Team eingebunden.

Zudem können Sie selbst bestimmen, wie viele Rückfragen Sabine während des Gesprächs stellt und welche Informationen unbedingt erfasst werden sollen. So bleibt das Gespräch zielgerichtet und effizient – ohne überflüssige oder doppelte Nachfragen.

Wie land dauert die Einrichtung?
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In der Regel ist Karen in nur wenigen Minuten startklar. Wir besprechen mit Ihnen alle Inhalte – von der Begrüßung über Leistungen bis hin zu den Öffnungszeiten – und übernehmen die komplette Einrichtung.

Kann ich Karen auch nur bei Bedarf nutzen?
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Ja, Karen wird per Rufumleitung aktiviert – Sie entscheiden also ganz flexibel, wann sie einspringt. Wird die Weiterleitung deaktiviert, fallen auch keine weiteren Kosten an.

Lässt sich Karen individuell an meinen Betrieb anpassen?
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Ja, Karen lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Sie legen selbst fest, welche Anfragen bearbeitet werden sollen. Zusätzlich können Sie Hintergrundinformationen bereitstellen sowie Öffnungszeiten und Gesprächsformulierungen individuell gestalten.

Haben Sie noch Fragen?

Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, sind wir für Sie da.